Phép lịch sự và mẹo khi gửi biên nhận điện tử qua email
Điểm chính
- Làm cho tiêu đề và tên tệp cho thấy đây là biên nhận gì
- Viết ngắn gọn và nêu số tiền, ngày
- Giữ lại bản ghi những gì bạn đã gửi
Biên nhận PDF gửi qua email đến tay người kia ngay trong ngày. Vài điểm sau sẽ giúp bạn lịch sự và gọn gàng.
Tiêu đề và tên tệp
- Tiêu đề: nêu rõ nội dung, như “[Biên nhận] Tên (ngày)”.
- Tên tệp: ghi cả ngày, như “receipt_20261019.pdf”, để gọn gàng. Tạo biên nhận PDF tự thêm ngày vào tên tệp đã lưu.
Thư mẫu
> Kính gửi ông/bà ___,
> Cảm ơn bạn đã thanh toán hôm nay. Tôi đính kèm biên nhận dưới dạng PDF.
> Số tiền: ¥12,000 (đã gồm thuế)
> Nếu cần chỉnh sửa gì, xin cho tôi biết.
Kiểm tra trước khi gửi
- Người trả, số tiền và ngày đều đúng.
- Tệp đính kèm đã có.
- Địa chỉ đúng.
Về dung lượng
Biên nhận PDF thường chỉ vài trăm KB. Nếu lớn, bạn có thể thu nhỏ bằng Nén PDF.
Sau khi gửi
- Giữ lại email thay vì xóa.
- Nếu người kia yêu cầu bản giấy, hãy in và trao tận tay. Tùy số tiền, khi đó có thể cần dán tem.
Dành cho người nhận
Biên nhận nhận dưới dạng điện tử, theo nguyên tắc, nay phải được lưu dưới dạng điện tử (Luật Bảo quản sổ sách điện tử). Nếu người nhận là công ty, họ có thể cần lưu theo cách đó. Xem hướng dẫn của Cơ quan Thuế Quốc gia để biết chi tiết.
Dùng “Tạo biên lai PDF” (miễn phí)Công cụ hay dùng cùng
- Nén PDF: Thu nhỏ PDF dưới dung lượng bạn chọn để vừa giới hạn tải lên.
- Gộp PDF: Gộp nhiều tệp PDF thành một theo thứ tự bạn chọn.
- Thêm số trang vào PDF: Thêm số trang vào PDF, chọn vị trí và kiểu.
Nếu hướng dẫn này hữu ích, một khoản ủng hộ nhỏ sẽ là niềm động viên lớn.
Gửi tiền ủng hộ (¥300)Tặng quà (danh sách mong muốn Amazon)Thêm hướng dẫn cho công cụ này
- Cách tạo biên nhận PDF (dùng được trên điện thoại)
- Nên ghi gì trên biên nhận: sáu mục thiết yếu
- Biên nhận có cần số đăng ký hóa đơn không?
- Biên nhận điện tử có không cần tem thuế không?
- Việc cần làm khi biên nhận có lỗi hoặc bị mất
- Biên nhận, hóa đơn máy tính tiền, hóa đơn và chứng từ thanh toán: khác nhau thế nào?