Etikette und Tipps beim E-Mail-Versand einer elektronischen Quittung
- Betreff und Dateiname so wählen, dass erkennbar ist, was die Quittung ist
- Die Nachricht kurz halten und Betrag und Datum nennen
- Festhalten, was Sie gesendet haben
Eine per E-Mail gesendete PDF-Quittung erreicht die andere Person noch am selben Tag. Ein paar Punkte helfen Ihnen, höflich und ordentlich zu bleiben.
Betreff und Dateiname
- Betreff: Machen Sie den Inhalt klar, etwa „[Quittung] Name (Datum)“.
- Dateiname: Nehmen Sie das Datum auf, etwa „receipt_20261019.pdf“, damit alles ordentlich bleibt. Quittung als PDF erstellen fügt das Datum automatisch zum gespeicherten Dateinamen hinzu.
Beispielnachricht
> Sehr geehrte(r) ___,
> Vielen Dank für Ihre heutige Zahlung. Die Quittung habe ich als PDF angehängt.
> Betrag: ¥12,000 (inkl. Steuer)
> Bitte sagen Sie mir, falls etwas korrigiert werden muss.
Vor dem Senden prüfen
- Zahlender, Betrag und Datum stimmen.
- Der Anhang ist vorhanden.
- Die Adresse stimmt.
Zur Größe
Eine PDF-Quittung hat meist nur einige hundert KB. Ist sie groß, können Sie sie mit PDF komprimieren verkleinern.
Nach dem Senden
- Bewahren Sie die E-Mail auf, statt sie zu löschen.
- Wünscht die andere Person Papier, drucken Sie sie aus und übergeben Sie sie. Je nach Betrag kann dann eine Stempelmarke nötig sein.
Für die Empfänger
Elektronisch erhaltene Quittungen sind in der Regel inzwischen elektronisch aufzubewahren (Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher). Ist der Empfänger ein Unternehmen, muss er sie womöglich so aufbewahren. Einzelheiten finden Sie in den Hinweisen der Nationalen Steuerbehörde.
„Quittung als PDF erstellen“ verwenden (kostenlos)Passende Werkzeuge dazu
- PDF komprimieren: Ein PDF unter eine gewählte Größe verkleinern, passend zu Upload-Limits.
- PDFs zusammenführen: Mehrere PDF-Dateien in der gewählten Reihenfolge zu einer zusammenfügen.
- Seitenzahlen zu PDF hinzufügen: Seitenzahlen zu einem PDF hinzufügen, Position und Stil wählbar.
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Trinkgeld senden (¥300)Geschenk senden (Amazon-Wunschliste)Weitere Anleitungen zu diesem Werkzeug
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