Etykieta i wskazówki przy wysyłaniu pokwitowania elektronicznego e-mailem
- Niech temat i nazwa pliku pokazują, czym jest pokwitowanie
- Pisz krótko i podaj kwotę oraz datę
- Zachowaj zapis tego, co wysłałeś
PDF z pokwitowaniem wysłany e-mailem dociera do drugiej osoby tego samego dnia. Kilka punktów pomoże zachować uprzejmość i porządek.
Temat i nazwa pliku
- Temat: niech treść będzie jasna, np. „[Pokwitowanie] Imię i nazwisko (data)”.
- Nazwa pliku: dodaj datę, np. „pokwitowanie_20261019.pdf”, by zachować porządek. Tworzenie potwierdzenia odbioru w PDF automatycznie dodaje datę do nazwy zapisanego pliku.
Przykładowa wiadomość
> Szanowny Panie / Szanowna Pani ___,
> Dziękuję za dzisiejszą płatność. Dołączam pokwitowanie jako PDF.
> Kwota: 12 000 jenów (z podatkiem)
> Daj znać, jeśli coś wymaga poprawki.
Sprawdź przed wysłaniem
- Płatnik, kwota i data są poprawne.
- Załącznik jest dołączony.
- Adres jest właściwy.
O rozmiarze
PDF z pokwitowaniem ma zwykle kilkaset KB. Jeśli jest duży, możesz go zmniejszyć narzędziem Kompresja PDF.
Po wysłaniu
- Zachowaj e-mail zamiast go usuwać.
- Jeśli druga strona prosi o papier, wydrukuj i przekaż. W zależności od kwoty może być wtedy potrzebny znaczek skarbowy.
Dla odbiorców
Pokwitowania otrzymane elektronicznie powinny co do zasady być przechowywane w formie elektronicznej (japońska ustawa o przechowywaniu ksiąg w formie elektronicznej). Jeśli odbiorcą jest firma, może musieć przechowywać je w ten sposób. Szczegóły w wytycznych Krajowej Agencji Podatkowej Japonii.
Użyj „Tworzenie potwierdzenia odbioru w PDF” (za darmo)Narzędzia, które dobrze z tym współgrają
- Kompresja PDF: Zmniejsz PDF do wybranego rozmiaru, aby spełnić limity przesyłania.
- Łączenie plików PDF: Połącz kilka plików PDF w jeden, w wybranej kolejności.
- Dodawanie numerów stron do PDF: Dodaj numery stron do PDF, wybierając położenie i styl.
Jeśli ten poradnik Ci pomógł, mały napiwek będzie dla nas ogromnym wsparciem.
Wesprzyj nas napiwkiem (¥300)Wyślij prezent (lista życzeń Amazon)Więcej poradników do tego narzędzia
- Jak zrobić pokwitowanie w PDF (działa na telefonie)
- Co umieścić na pokwitowaniu: sześć niezbędnych elementów
- Czy pokwitowanie wymaga numeru rejestracyjnego faktury?
- Czy znaczek skarbowy jest zbędny przy pokwitowaniach elektronicznych?
- Co zrobić, gdy pokwitowanie ma błąd lub zostało zgubione
- Pokwitowanie, paragon, faktura i potwierdzenie płatności: jaka jest różnica?