用郵件傳送電子收據的禮儀與技巧
要點
- 讓主題和檔名能看出這是什麼收據
- 郵件要簡短，寫明金額和日期
- 留下你傳送內容的記錄
用郵件傳送的 PDF 收據當天就能送到對方手裡。注意幾點，就能保持禮貌、井井有條。
主題和檔名
- 主題：讓內容一目瞭然，比如「【收據】姓名（日期）」。
- 檔名：寫上日期，如「receipt_20261019.pdf」，更整齊。製作收據 PDF會自動把日期加到儲存的檔名裡。
示例郵件
> ___ 先生/女士：
> 感謝您今天的付款。收據已作為 PDF 附上。
> 金額：12,000 日元（含稅）
> 如有需要更正之處，請告訴我。
傳送前檢查
- 付款人、金額和日期正確。
- 附件在。
- 地址正確。
關於大小
收據 PDF 通常只有幾百 KB。如果很大，可以用壓縮 PDF縮小。
傳送之後
- 保留這封郵件，不要刪除。
- 如果對方要紙質的，就列印出來交給對方。視金額而定，這種情況下可能需要貼印花。
給收件的人
以電子方式收到的收據，原則上現在應以電子形式儲存（《電子賬簿儲存法》）。如果收件方是公司，可能需要這樣儲存。詳情請檢視國稅廳的指引。
使用「製作收據 PDF」（免費）搭配使用的工具
- 壓縮 PDF：把 PDF 壓縮到你指定的大小以下，應對上傳大小限制。
- 合併 PDF：按你選擇的順序，把多個 PDF 檔案合併成一個。
- 給 PDF 新增頁碼：給 PDF 新增頁碼，可選擇位置和樣式。