用邮件发送电子收据的礼仪与技巧
要点
- 让主题和文件名能看出这是什么收据
- 邮件要简短，写明金额和日期
- 留下你发送内容的记录
用邮件发送的 PDF 收据当天就能送到对方手里。注意几点，就能保持礼貌、井井有条。
主题和文件名
- 主题：让内容一目了然，比如“【收据】姓名（日期）”。
- 文件名：写上日期，如“receipt_20261019.pdf”，更整齐。制作收据 PDF会自动把日期加到保存的文件名里。
示例邮件
> ___ 先生/女士：
> 感谢您今天的付款。收据已作为 PDF 附上。
> 金额：12,000 日元（含税）
> 如有需要更正之处，请告诉我。
发送前检查
- 付款人、金额和日期正确。
- 附件在。
- 地址正确。
关于大小
收据 PDF 通常只有几百 KB。如果很大，可以用压缩 PDF缩小。
发送之后
- 保留这封邮件，不要删除。
- 如果对方要纸质的，就打印出来交给对方。视金额而定，这种情况下可能需要贴印花。
给收件的人
以电子方式收到的收据，原则上现在应以电子形式保存（《电子账簿保存法》）。如果收件方是公司，可能需要这样保存。详情请查看国税厅的指引。
使用“制作收据 PDF”（免费）搭配使用的工具
- 压缩 PDF：把 PDF 压缩到你指定的大小以下，应对上传大小限制。
- 合并 PDF：按你选择的顺序，把多个 PDF 文件合并成一个。
- 给 PDF 添加页码：给 PDF 添加页码，可选择位置和样式。