전자 영수증을 이메일로 보낼 때의 예절과 요령
핵심 포인트
- 제목과 파일 이름에서 무엇의 영수증인지 알 수 있게 하기
- 메시지는 짧게 쓰고 금액과 날짜를 밝히기
- 보낸 내용을 기록으로 남기기
이메일로 보낸 PDF 영수증은 당일에 상대에게 도착합니다. 몇 가지만 지키면 예의 바르고 깔끔하게 보낼 수 있습니다.
제목과 파일 이름
- 제목: "[영수증] 이름 (날짜)"처럼 내용을 분명히 하세요.
- 파일 이름: "receipt_20261019.pdf"처럼 날짜를 넣어 정리하세요. 영수증 PDF 만들기는 저장하는 파일 이름에 날짜를 자동으로 넣어 줍니다.
예문
> ○○ 님께
> 오늘 결제해 주셔서 감사합니다. 영수증을 PDF로 첨부했습니다.
> 금액: 12,000엔 (세금 포함)
> 고칠 곳이 있으면 알려 주세요.
보내기 전에 확인
- 받는 사람, 금액, 날짜가 맞는지.
- 첨부 파일이 들어 있는지.
- 주소가 맞는지.
용량에 대하여
영수증 PDF는 보통 수백 KB입니다. 크다면 PDF 압축으로 줄일 수 있습니다.
보낸 후
- 이메일은 삭제하지 말고 보관하세요.
- 상대가 종이를 요청하면 인쇄해서 건네세요. 이 경우 금액에 따라 인지가 필요할 수 있습니다.
받는 사람을 위해
전자로 받은 영수증은 원칙적으로 전자 형태로 보관해야 합니다(전자장부보존법). 받는 쪽이 회사라면 그 형태로 보관해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 국세청 안내를 확인하세요.
“영수증 PDF 만들기” 사용하기 (무료)함께 쓰면 좋은 도구
- PDF 압축: 업로드 제한에 맞춰 PDF를 원하는 크기 이하로 줄입니다.
- PDF 합치기: 여러 PDF 파일을 원하는 순서로 하나로 합칩니다.
- PDF에 페이지 번호 넣기: 위치와 스타일을 골라 PDF에 페이지 번호를 넣습니다.