Etiquette en tips bij het e-mailen van een elektronische kwitantie
- Laat het onderwerp en de bestandsnaam tonen wat de kwitantie is
- Houd het kort en vermeld bedrag en datum
- Bewaar een registratie van wat je hebt verstuurd
Een kwitantie-PDF die je per e-mail verstuurt, bereikt de ander dezelfde dag. Een paar punten helpen beleefd en overzichtelijk te blijven.
Onderwerp en bestandsnaam
- Onderwerp: maak de inhoud duidelijk, zoals “[Kwitantie] Naam (datum)”.
- Bestandsnaam: voeg de datum toe, zoals “kwitantie_20261019.pdf”, om het overzichtelijk te houden. Kwitantie-PDF maken voegt de datum automatisch toe aan de opgeslagen bestandsnaam.
Voorbeeldbericht
> Geachte heer/mevrouw ___,
> Dank voor je betaling van vandaag. Ik heb de kwitantie als PDF bijgevoegd.
> Bedrag: ¥12.000 (incl. belasting)
> Laat het me weten als er iets gecorrigeerd moet worden.
Controleer vóór het versturen
- Betaler, bedrag en datum zijn juist.
- De bijlage zit erbij.
- Het adres is juist.
Over de grootte
Een kwitantie-PDF is meestal enkele honderden KB. Is hij groot, dan kun je hem verkleinen met PDF comprimeren.
Na het versturen
- Bewaar de e-mail in plaats van hem te verwijderen.
- Vraagt de ander om papier, print hem dan en overhandig hem. Afhankelijk van het bedrag kan dan een zegel nodig zijn.
Voor ontvangers
Elektronisch ontvangen kwitanties moeten in de regel in elektronische vorm worden bewaard (de Japanse wet op elektronische boekhoudbewaring). Is de ontvanger een bedrijf, dan moet hij ze mogelijk zo bewaren. Zie voor details de richtlijnen van de Japanse belastingdienst (National Tax Agency).
Gebruik “Kwitantie-PDF maken” (gratis)Tools die hier goed bij passen
- PDF comprimeren: Verklein een PDF tot een gekozen grootte voor uploadlimieten.
- PDF's samenvoegen: Voeg meerdere PDF-bestanden samen tot één, in de volgorde die je kiest.
- Paginanummers aan PDF toevoegen: Voeg paginanummers toe aan een PDF en kies positie en stijl.
Heeft deze handleiding je geholpen? Een kleine fooi zou veel voor ons betekenen.
Geef een fooi (¥300)Stuur een cadeau (Amazon-verlanglijst)Meer handleidingen voor deze tool
- Een kwitantie-PDF maken (werkt op een telefoon)
- Wat op een kwitantie hoort: zes essentiële onderdelen
- Heeft een kwitantie een factuurregistratienummer nodig?
- Is een zegel overbodig bij elektronische kwitanties?
- Wat te doen als een kwitantie een fout bevat of kwijt is
- Kwitantie, kassabon, factuur en betalingsbewijs: wat is het verschil?