電子領収書をメールで送るときのマナーと注意点
- ファイル名と件名で、何の領収書かわかるようにする
- 本文は短く、金額と日付を書く
- 送った記録を、自分も残す
PDFの領収書は、メールで送れば、その日のうちに相手に届きます。失礼のないように、いくつか気をつけたい点があります。
件名とファイル名
- 件名：「【領収書】◯◯（日付）」のように、中身がわかるようにします。
- ファイル名：「receipt_20261019.pdf」のように、日付を入れておくと、整理しやすくなります。領収書をPDFで作成は、保存するときのファイル名に、日付が自動で入ります。
本文の例
> ◯◯様
> お世話になっております。◯◯です。
> 本日お支払いいただいた分の領収書を、PDFで添付します。
> 金額：¥12,000（税込）
> ご確認をお願いします。
送る前の確認
- 宛名・金額・日付に、間違いがないか。
- 添付し忘れがないか。
- 送り先のアドレスが合っているか。
容量について
領収書のPDFは、ふつう数百KBほどです。もし大きいときは、PDFを圧縮で小さくできます。
送ったあとに
- 送ったメールは、削除せずに残しておきます。
- 相手から、紙でほしいと言われたら、印刷して渡します。この場合、金額によっては、印紙が必要になることがあります。
電子で受け取る側のことも
電子で受け取った領収書は、電子のまま保存するのが基本になりました（電子帳簿保存法）。相手が会社の場合は、そのルールで保存することがあります。詳しくは、国税庁の案内で確認してください。
領収書をPDFで作成を使う（無料）あわせて使えるツール
- PDFを圧縮：PDFを、指定したサイズ以下に小さくします。提出先の容量制限に合わせたいときに。
- PDFを結合：複数のPDFを、順番を決めて1つのPDFにまとめます。
- PDFにページ番号を追加：PDFの各ページに、ページ番号を入れます。位置や形式を選べます。
同じツールの、ほかの解説
Etiquette and Tips for Emailing an Electronic Receipt
- Make the subject and file name show what the receipt is
- Keep the message short and state amount and date
- Keep a record of what you sent
A PDF receipt sent by email reaches the other person the same day. A few points will help you stay polite and organized.
Subject and file name
- Subject: make the content clear, such as "[Receipt] Name (date)".
- File name: include the date, such as "receipt_20261019.pdf", to keep things tidy. Create a Receipt PDF adds the date to the saved file name automatically.
Sample message
> Dear Mr./Ms. ___,
> Thank you for your payment today. I have attached the receipt as a PDF.
> Amount: ¥12,000 (tax included)
> Please let me know if anything needs correcting.
Check before sending
- Payer, amount and date are correct.
- The attachment is there.
- The address is right.
About size
A receipt PDF is usually a few hundred KB. If it is large, you can shrink it with Compress PDF.
After sending
- Keep the email instead of deleting it.
- If the other person asks for paper, print it and hand it over. Depending on the amount, a stamp may be needed in that case.
For people who receive it
Receipts received electronically are, as a rule, now to be stored in electronic form (the Electronic Books Preservation Act). If the recipient is a company, they may need to store it that way. Check the National Tax Agency's guidance for details.
Use "Create a Receipt PDF" (free)Tools that go well with this
- Compress PDF: Shrink a PDF to fit under a size you choose, for upload limits.
- Merge PDFs: Combine several PDF files into one, in the order you choose.
- Add Page Numbers to PDF: Add page numbers to a PDF, choosing position and style.
More guides for this tool
- How to Make a Receipt PDF (Works on a Phone)
- What to Put on a Receipt: Six Essential Items
- Do Receipts Need an Invoice Registration Number?
- Is a Revenue Stamp Unnecessary for Electronic Receipts?
- What to Do When a Receipt Has a Mistake or Is Lost
- Receipt, Till Receipt, Invoice and Proof of Payment: What's the Difference?