領収書の宛名や金額を間違えた・なくしたときの対処法
この記事のポイント
- 間違いは、書き直さず、作り直して渡す
- 再発行は、「再発行」とわかるようにする
- 二重に発行して、混乱させない
領収書は、お金のやりとりを証明する大切な書類です。間違いが見つかったときや、なくしたときは、落ち着いて対応しましょう。
宛名や金額を間違えたとき
- 渡す前なら、そのまま作り直せば問題ありません。
- もう渡してしまったときは、相手に連絡して、古いものは使わないでもらい、新しい領収書を渡します。
- 金額を書き換えるような、あとからの修正はしないでください。トラブルのもとになります。
領収書をPDFで作成なら、入力し直して、すぐに作り直せます。
領収書をなくしたと言われたとき
- 発行した側には、領収書の再発行の義務はないと言われています。ただ、相手が困っているときは、応じてあげるのが親切です。
- 再発行するときは、領収書の但し書きや余白に、「再発行」とわかる一言を入れておくと、二重の計上を防げます。
- 再発行したことは、自分の控えにも書いておきます。
領収書が出せないとき
- 振込で支払ってもらった場合は、銀行の振込記録が、お金を受け取った証拠になります。相手が領収書を求めるときは、その旨を伝えて、必要な場合だけ発行します。
やってはいけないこと
- 受け取っていないお金の領収書を出すこと
- 実際と違う金額や日付を書くこと
- 同じ内容の領収書を、何枚も出すこと
事実と異なる領収書は、法律に違反することがあります。必ず、実際のやりとりのとおりに発行してください。
自分の控えを残す
渡した領収書のPDFは、削除せずに、自分でも残しておくと、あとで見返せます。PDFを結合を使えば、月ごとにまとめておくこともできます。
領収書をPDFで作成を使う（無料）あわせて使えるツール
- PDFを圧縮：PDFを、指定したサイズ以下に小さくします。提出先の容量制限に合わせたいときに。
- PDFを結合：複数のPDFを、順番を決めて1つのPDFにまとめます。
- PDFにページ番号を追加：PDFの各ページに、ページ番号を入れます。位置や形式を選べます。
同じツールの、ほかの解説
What to Do When a Receipt Has a Mistake or Is Lost
Key points
- Fix mistakes by making a new receipt, not by editing
- Make a reissue clearly marked as a reissue
- Avoid issuing twice and causing confusion
A receipt is an important record of a payment. When you find a mistake or lose one, stay calm and handle it step by step.
If the name or amount is wrong
- If you have not handed it over yet, simply make a new one.
- If it has already been given, contact the other person, ask them not to use the old one, and give them a new receipt.
- Do not alter the amount after the fact. It leads to trouble.
With Create a Receipt PDF you can re-enter the details and make a new one right away.
If someone says they lost the receipt
- The issuer is generally said to have no duty to reissue. Still, it is kind to help when the other person is in trouble.
- When you reissue, write something like "Reissued" in the description or margin so it is not counted twice.
- Note the reissue in your own records too.
If you cannot issue a receipt
- If you were paid by bank transfer, the bank's transfer record proves that you received the money. Tell the other person so if they ask, and issue a receipt only if needed.
What not to do
- Issue a receipt for money you did not receive
- Write an amount or date that differs from reality
- Issue several receipts for the same payment
A receipt that does not match the facts can be against the law. Always issue it exactly as the transaction happened.
Keep your own copy
Keep a copy of the PDF you handed over rather than deleting it. With Merge PDFs, you can also gather them by month.
Use "Create a Receipt PDF" (free)Tools that go well with this
- Compress PDF: Shrink a PDF to fit under a size you choose, for upload limits.
- Merge PDFs: Combine several PDF files into one, in the order you choose.
- Add Page Numbers to PDF: Add page numbers to a PDF, choosing position and style.
More guides for this tool
- How to Make a Receipt PDF (Works on a Phone)
- What to Put on a Receipt: Six Essential Items
- Do Receipts Need an Invoice Registration Number?
- Is a Revenue Stamp Unnecessary for Electronic Receipts?
- Etiquette and Tips for Emailing an Electronic Receipt
- Receipt, Till Receipt, Invoice and Proof of Payment: What's the Difference?