領収書・レシート・請求書・領収証明書の違い
- 請求書は「払ってください」、領収書は「受け取りました」
- レシートも、領収書の代わりになることが多い
- 書類の名前より、記載内容が大切
似た名前の書類が多くて、どれを出せばいいのか迷うことがあります。役割の違いを整理します。
それぞれの役割
- 請求書：「この金額を払ってください」と、お願いする書類です。お金をもらう前に出します。
- 領収書：「確かに、お金を受け取りました」と、証明する書類です。お金を受け取ったあとに出します。
- レシート：お店が、支払いのときに出す、簡易の記録です。金額や日付、お店の名前が入っていれば、領収書の代わりに使われることが多いです。
- 領収証明書：振込など、領収書が出せないときに、受け取ったことを証明する書類です。
どれを出せばいい？
- 先に払ってもらう前：請求書を出します。
- 現金や、その場の支払いで受け取った：領収書を出します。
- 振込で受け取った：多くの場合、振込の記録で足ります。相手が求めたら、領収書や領収証明書を出します。
名前より、中身
書類の名前が「領収書」でも「領収証」でも、大切なのは、次の内容です。
- いつ、誰が、誰から、いくら受け取ったか
- 何の代金か
個人間やサークルでも
フリマの手渡し、サークルの会費、習い事の月謝など、個人どうしのやりとりでも、領収書を求められることがあります。そのときは、領収書をPDFで作成で、簡単に作れます。
請求書もPDFに
請求書など、別の書類をWordやスマホで作ったときも、PDFにしておくと、相手の環境で崩れにくくなります。写真で撮った書類は、写真をPDFに変換でPDFにできます。
領収書をPDFで作成を使う（無料）あわせて使えるツール
- PDFを圧縮：PDFを、指定したサイズ以下に小さくします。提出先の容量制限に合わせたいときに。
- PDFを結合：複数のPDFを、順番を決めて1つのPDFにまとめます。
- PDFにページ番号を追加：PDFの各ページに、ページ番号を入れます。位置や形式を選べます。
同じツールの、ほかの解説
Receipt, Till Receipt, Invoice and Proof of Payment: What's the Difference?
- An invoice says "please pay"; a receipt says "payment received"
- A till receipt often works in place of a receipt
- What is written matters more than the title
With so many similarly named documents, it is easy to wonder which one to issue. Here are the differences in role.
What each one does
- Invoice: a request to pay. You issue it before receiving the money.
- Receipt: proof that "I did receive the money". You issue it after receiving it.
- Till receipt: a simple record a shop gives at payment. If it shows the amount, date and shop name, it is often used in place of a receipt.
- Proof of payment: a document showing that payment was received when a receipt cannot be issued, such as with a bank transfer.
Which one should I issue?
- Before being paid: issue an invoice.
- Received cash or an on-the-spot payment: issue a receipt.
- Received by bank transfer: in many cases the transfer record is enough. If the other person asks, issue a receipt or proof of payment.
Content over title
Whether the title says 領収書 or 領収証, what matters is:
- When, who, from whom, and how much was received
- What the payment was for
Between individuals and clubs too
Hand-to-hand sales, club fees and monthly lessons can all lead to a request for a receipt. In that case, Create a Receipt PDF makes it easy.
Turn invoices into PDF too
When you make an invoice or another document in Word or on your phone, saving it as PDF keeps the layout from breaking on the other person's device. A photo of a paper document can be turned into a PDF with Photos to PDF.
Use "Create a Receipt PDF" (free)Tools that go well with this
- Compress PDF: Shrink a PDF to fit under a size you choose, for upload limits.
- Merge PDFs: Combine several PDF files into one, in the order you choose.
- Add Page Numbers to PDF: Add page numbers to a PDF, choosing position and style.